Administracija lokacije

Članovi, uloge, moduli, QR pozivi, sadržaj i odgovornosti administratora.

Pristup i odgovornost

Pristup ima aktivni član s aktivna administratorska ovlast ili tehnički vlasnik konkretne lokacije. Globalni Conexa admin nije time automatski lokacijski član. Server ponovno provjerava ovlast za osjetljive radnje.

Administrator je operativna uloga unutar aplikacije. Ne dokazuje vlasništvo nekretnine, ovlaštenje upravitelja ni mandat predstavnika suvlasnika.

Članovi

Administrator može pregledati pending zahtjeve, prihvatiti/odbiti članstvo, ukloniti ili ponovno aktivirati člana, postaviti lokacijskog administratora i odobrenje za legacy službenu anketu. Promjene prolaze kroz callable funkcije i sinkroniziraju zapise. Tehnički vlasnik mora ostati administrator.

Status kicked blokira samostalan povratak dok administrator ne promijeni stanje. Uklanjanje iz lokacije ne briše globalni račun.

Pozivi

Administrator dijeli QR, podržani join link ili neprozirni share tehnički identifikator. Pregled poziva ne sadrži punu adresu. Neprozirni link vrijedi 30 dana te trenutačno nije opoziv ni jednokratan, stoga ga ne objavljujte nekontrolirano.

Moduli

Administratorski prekidači obuhvaćaju službene obavijesti, chat, kviz, oglasnu ploču, parking, Pomoć susjedima, Mudru sovu, snijeg, sigurnost, buku i pseudonimne prijedloge. Alarm i Očitanja globalno su skriveni. Promjena prekidača ne briše sadržaj.

Dokumenti, Buzz, popravci, vožnje, profil i drugi globalni tokovi imaju zasebna pravila i ne smiju se smatrati uključenima samo zato što se pojavljuju u popisu modula.

Sadržaj i operativa

Ovisno o modulu administrator može:

• objavljivati i uređivati službene obavijesti;
• moderirati chat, oglasnu ploču i prijavljeni lokacijski sadržaj;
• objavljivati dokumente i upravljati kategorijama/košem;
• dodavati, uređivati, poredati i uklanjati Važne kontakte te zasebno odobriti njihovu javnu vidljivost;
• voditi Održavanje zgrade, rokove i povijest, obavijestiti stanare te izraditi potpuni PDF za ispis, preuzimanje ili slanje;
• upravljati parkingom, rasporedom snijega i pseudonimnim prijedlozima;
• pregledavati lokacijske/admin obavijesti i status aktivacije;
• koristiti AI pomoćnika za pitanja iz hrvatskog pravnog korpusa;
• kontaktirati Conexa tim zasebnim Admin–Conexa obrascem.

Isti račun može otvoriti administratorski web portal radi rada na većem zaslonu. Ondje se Važni kontakti uređuju za trenutačno odabranu zgradu, a administrator može kopirati i njezinu javnu poveznicu. Kućni red, zapisnici i odluke ostaju u Dokumentima odnosno Službenim obavijestima; Važni kontakti nisu drugi repozitorij službenog sadržaja.

U istom portalu Održavanje zgrade otvara tehničku evidenciju trenutačno odabrane zgrade. Podsjetnici na rokove privatni su administratorima, dok stanari vide stanje i povijest. Administrator može izvesti cjeloviti PDF kao papirnatu pričuvu; izvoz ne zamjenjuje zapisnik, atest ili servisnu knjižicu.

Službene odluke

Obična anketa ostaje informativna. Za službenu odluku lokacija mora biti na kontroliranoj allowlisti, administrator mora zasebno aktivirati i dokazati status evidentiranog predstavnika te voditi registar vlasnika i točnih udjela.

Conexa provjerava tehničku potpunost, zaključava sadržaj, biračku snimku, rokove i trag te izrađuje dokazni paket. Predstavnik ručno bira pravni prag, potvrđuje registar i preuzima odgovornost za pravnu osnovu. Conexa ne provjerava zemljišne knjige, valjanost mandata ni zakonitost konkretne odluke.

Odgovor vlasnika je jedan i nepromjenjiv po odluci; kanali su aplikacija, osobna e-mail poveznica ili evidentirani potpisani papir. Tehnički blocker zaustavlja objavu, dok neka upozorenja na nepotpun/prekoračen registar traže izričitu potvrdu predstavnika.

Aktivacija i arhiviranje

poslužitelj/trgovina određuju aktivaciju. Vlasnik može arhivirati lokaciju tek nakon ponovne autentifikacije; drugi administrator je može napustiti, ali je ne može arhivirati. Arhiviranje označava podatke neaktivnima i nije potpuno fizičko brisanje.

Kontrolna lista

1. Provjerite naziv, adresu, aktivaciju i najmanje dva pouzdana administratora gdje je moguće.
2. Odobravajte samo osobe koje pripadaju zajednici; pozive dijelite kontrolirano.
3. Uključite samo module s jasnom svrhom, pravilima privatnosti i odgovornom osobom.
4. Redovito pregledajte zahtjeve, prijavljeni sadržaj, dokumente, rasporede i obavijesti o naplati.
5. Ne stavljajte tajne, osjetljive tehničke podatke, identifikacijske dokumente ili nepotrebne osobne podatke u javna polja.
6. Za kamere, službene odluke, e-mail rasporeda snijega i izvoz osobnih podataka dokumentirajte pravnu osnovu i primatelje.

Location administration

A practical guide for building representatives – members, invitations, features, and responsibilities.

This guide is for you if you run a building. If you are simply a resident, there is nothing here you need.

What you can do

• Edit the building’s details and picture.
• Invite your neighbours – by QR code, text code, or link.
• Approve join requests and manage members.
• Grant or remove the representative role.
• Switch individual features on or off.
• Post official notices.
• Add and delete documents.
• Remove inappropriate content from the bulletin board.
• Keep the snow-clearing rota, parking, and anonymous suggestions.
• Keep an eye on the building’s subscription.

Taking in new members

By default a building admits anyone with the code or link – access is immediate. That is fastest, but it means anyone who gets hold of the code is in.

In the building settings you can switch on manual approval. Every request then waits for your confirmation. We would recommend it if your invitation material is displayed somewhere public.

The invitation QR code is your building’s key. Do not post it on social media or leave it where anyone off the street can see it. If it does have to be publicly displayed, switch on manual approval.

Before approving, check that the person really does belong to the community. You are that filter.

Granting the representative role

You grant the role from a member’s details. Give it only to people you trust – a representative sees residents’ contact details and can post in the building’s name.

Before removing the role from the last remaining representative, make sure someone is taking over. A building with no representative is a building nobody manages.

The features you choose

You can switch on or off: official notices, chat, quiz, bulletin board, parking, neighbour help, Wise Owl, snow clearing, security, works, meter readings, and anonymous suggestions.

Everything is on by default. Switch on only what your community actually uses – an empty feature nobody opens only causes confusion.

Some parts have no switch and are always available: documents, Buzz, ride sharing, and repairs.

Switching something off does not delete content. Change your mind and switch it back on, and everything is where it was.

Anonymous suggestions

The default is one suggestion per resident per month. You can raise the limit if you want more feedback. See Anonymous suggestions.

The web portal

You can also manage your building through the web portal, signing in with the same account. It is far more pleasant for documents and longer notices – see Registration and sign-in.

The portal is still being developed and some features exist only in the app, so treat it as a companion rather than a replacement for now.

Deactivating and deleting a building

Two serious actions, both requiring confirmation:

• Deactivation – the building loses the rights from its plan, but the data stays. Renew the subscription and it all comes back.
• Deletion – the building and its records are marked as removed.

This is not how one member leaves. If you are moving away, leave the building or hand the role to someone else. Deleting the building takes it away from everyone.

Before deleting, export whatever you need to keep – meeting minutes or meter readings, for instance.

A short checklist

1. Check the building’s name, address, and picture – that is the first thing neighbours see.
2. Make sure there are at least two representatives if at all possible.
3. Switch on only what is used.
4. Decide whether you need manual approval, and look after the invitation code.
5. Review requests, suggestions, and reported content regularly.
6. Do not put residents’ personal details into public fields.

Frequently asked questions

If I switch a feature off, is the content lost?

No. It is only hidden, and comes back when you switch it on again.

Does a QR code give someone representative permissions?

No. An invitation makes someone a member, nothing more.

Can I see who sent an anonymous suggestion?

You cannot, and that is deliberate. See Anonymous suggestions.