Pravila privatnosti – Conexa

Zadnje ažuriranje: 21. kolovoza 2026.

1. Tko smo

Conexa je mobilna aplikacija za stambene zgrade, zajednice i susjedstva (Android paket dreamteamstudio.online.conexa; iOS verzija gdje je dostupna), uz pripadajuću web stranicu conexa.life.

Voditelj obrade i pružatelj aplikacije Conexa:
DREAM TEAM STUDIO jednostavno društvo s ograničenom odgovornošću za računalno programiranje i usluge (skraćeno: DREAM TEAM STUDIO j.d.o.o.)
Sjedište: Zagreb; adresa: Trnsko 28, 10020 Zagreb, Hrvatska
OIB: 12448465471
MBS: 081725056
EUID: HRSR.081725056
Kontakt za privatnost i podršku: info@conexa.life
Web: https://conexa.life

2. Područje primjene

Ova Pravila obuhvaćaju Conexa Android aplikaciju, Conexa iOS aplikaciju (gdje je dostupna) i web stranicu conexa.life. Obrada koja se odvija samo na web stranici (analitika, chat uživo, ugrađeni videozapisi) opisana je odvojeno u odjeljku 11. i u Pravilima o kolačićima — ti alati nisu dio mobilne aplikacije.

3. Podaci koje obrađujemo

Podaci računa

identifikator računa (Firebase UID), e-mail adresa, ime, prezime i korisničko ime;
neobavezni telefon, adresa i profilna slika;
jezik i postavke aplikacije;
članstva u zgradama/lokacijama i uloge koje aktivirate (administrator, serviser, poslovni korisnik, affiliate).

Ako se prijavite Apple računom i odaberete „Sakrij moju e-mail adresu”, primamo i spremamo samo Appleovu privatnu relay adresu, ne vašu stvarnu Apple e-mail adresu.

Tehnički i dijagnostički podaci

token za push obavijesti (Firebase Cloud Messaging);
sigurnosni tokeni za zaštitu naših servisa (Firebase App Check);
nasumično generirani identifikator instalacije povezan s računom radi zaštite usluge, otkrivanja ponovljenih zlouporaba, sigurnosnih incidenata te postavljanja i obrane pravnih zahtjeva; nije hardverski serijski broj i može se promijeniti ponovnom instalacijom;
verzija aplikacije i uređaja te podaci o rušenjima i dijagnostici (Firebase Crashlytics — uključen u produkcijskim verzijama; Conexa mu ne postavlja UID računa);
ograničeni događaji korištenja u Firebase Analyticsu: uspješna prijava i registracija, odabrani koraci postupka popravka te tehnički podaci koje Analytics automatski povezuje s tim događajima. Ne šaljemo opis popravka, adresu, poruke, ime, e-mail ni dogovorenu cijenu u Analytics;
vlastiti dnevni zapis da je prijavljeni račun otvorio aplikaciju. UID marker čuva se najviše 32 dana, a zbirni dnevni broj bez UID-a najviše 400 dana.

Lokacijski podaci

približna ili precizna lokacija kada je potrebna funkciji koju aktivno koristite;
u Android modulu Dijeljenje vožnji značajka Aktivna vožnja može prikupljati preciznu lokaciju vozača ili putnika u pozadini, uključujući kada je aplikacija minimizirana, zaslon zaključan ili aplikacija nije u aktivnoj uporabi;
obrnuto geokodiranje grada, države i naselja;
lokacija se koristi za lokalne objave i sadržaj po području, radijus modula Buzz, Dijeljenje vožnji, prikaz vaše zgrade/lokacije te module parkinga, popravaka i druge funkcije samo kada je potrebna toj funkciji.

Pozadinsko praćenje pokreće se samo za Aktivnu vožnju nakon uočljive obavijesti u aplikaciji, vašeg izričitog nastavka i odobrenja Android dozvole „Dopusti cijelo vrijeme”. Lokacija se dijeli samo s vozačem i putnicima iste aktivne vožnje radi prikaza rute i sigurnosti sudionika. Praćenje se nastavlja dok koristite druge Conexa ekrane i prestaje kada zaustavite dijeljenje, završite sudjelovanje, odjavite se ili vožnja završi odnosno bude otkazana. Lokaciju ne koristimo za oglašavanje trećih strana.

Sadržaj koji stvarate

chat poruke i slike u chatu;
lokalne objave, komentari, reakcije i ankete;
službene obavijesti i oglasi na oglasnoj ploči;
evidencija da je prijavljeni član otvorio službenu obavijest, uključujući identifikator računa i vrijeme prvog otvaranja;
dokumenti koje učitate vi ili administrator zgrade;
oglasi u modulu Buzz;
zahtjevi za popravke — opis problema, adresa te fotografije ili videozapisi koje sami priložite;
ponude i dogovori za popravak — opis radova, predložena ili dogovorena cijena, status, termini te evidencija provizije ili zarade gdje je primjenjivo;
zahtjevi i rasporedi za parking;
Dijeljenje vožnji — polazište, odredište, ruta, vrijeme i sudionici;
zahtjevi za pomoć u zajednici i anonimni prijedlozi;
ocjene, povratne informacije, prijave i rezultati kviza;
poruka, ime, kontakt i adresa zgrade koje sami navedete u zahtjevu za podršku ili pripremu zgrade.

Fotografije, videozapisi, zvuk unutar videozapisa i datoteke obrađuju se samo kada ih izričito odaberete ili snimite. Mikrofon se koristi samo dok kamerom snimate novi videozapis za objavu.

Službene odluke suvlasnika

Ako je ovaj modul uključen za lokaciju, obrađujemo zasebno potvrđenu službenu adresu e-pošte, zahtjev za elektroničku dostavu, status provjere kod predstavnika suvlasnika, oznaku posebnog dijela, točan suvlasnički udio, prigovore na udio, sadržaj i privitke odluke, odgovor, dokaz dostave te zapis važnih radnji. Ne tražimo niti pohranjujemo presliku osobne iskaznice za ovu provjeru. Predstavnik povezuje poznatog suvlasnika s računom i određuje udio prema dokumentaciji zgrade. Službena adresa može biti jednaka adresi za prijavu, ali se vodi odvojeno i ne mijenja podatke za prijavu. Drugi članovi ne vide punu službenu adresu ni pojedinačne odgovore; pristup pojedinačnom paketu ima dokumentirani predstavnik, dok član vidi vlastiti odgovor i zbirni rezultat.

Predstavnik može, nakon zasebne izričite potvrde, poslati PDF izvatka ili popisa OpenAI-ju radi izdvajanja vidljivih oznaka posebnih dijelova i imena za prijedlog usporedbe s Conexa evidencijom. Dokument može sadržavati osobne podatke suvlasnika. Rezultat je samo radni prijedlog: Conexa ne pogađa identitet, OIB, adresu ni glasački udio, ne mijenja evidenciju automatski i zahtijeva ljudsku provjeru. Zahtjev se šalje s isključenim pohranjivanjem odgovora u OpenAI API-ju.

AI pomoćnik

AI pomoćnik dostupan administratorima lokacije šalje OpenAI-ju tekst pitanja, najviše dvije prethodne izmjene razgovora i jednosmjerno pseudonimiziran sigurnosni identifikator izveden iz identifikatora računa radi sprječavanja zlouporabe. Ne šaljemo izvorni identifikator računa, ime ni e-mail. Prije prvog slanja u svakoj sesiji aplikacija jasno prikazuje primatelja i podatke koji se šalju te traži izričitu potvrdu. Bez potvrde ništa se ne šalje. Korisnike upozoravamo da ne unose imena, adrese, kontakte ni druge osobne ili povjerljive podatke. Zahtjevi se šalju s isključenim pohranjivanjem odgovora u OpenAI API-ju, uz primjenu sigurnosnih i zakonski nužnih pravila zadržavanja pružatelja.

Podaci servisera i poslovnih korisnika

Serviseri i poslovni korisnici dodatno mogu dostaviti ime/tvrtku, telefon i e-mail, poslovnu adresu, poslovne slike te dokumente za registraciju ili provjeru. Privatni dokumenti servisera mogu uključivati identifikacijske ili poslovne dokumente ako ih korisnik sam odluči predati.

Podaci o kupnjama

Identifikatori proizvoda, identifikatori transakcije/kupnje/računa te status prava (entitlement) i pretplate. Plaćanja obrađuju Google Play (i Apple In-App Purchase gdje je primjenjivo); Conexa nikada ne prima niti sprema puni broj vaše kartice.

4. Izvori podataka

Izravno od vas (registracija, profil, sadržaj koji objavite), s vašeg uređaja i korištenja aplikacije (tehnički, dijagnostički i lokacijski podaci, ovisno o dozvolama uređaja) te iz trgovina aplikacija i RevenueCata u vezi s kupnjama.

5. Svrhe obrade

pružanje i rad aplikacije i njezinih modula;
otvaranje računa, autentifikacija i kontrola pristupa;
lokacijske funkcije opisane gore;
push obavijesti;
obrada kupnji i pretplata;
sigurnost, sprječavanje zlouporabe i moderiranje sadržaja;
stabilnost, dijagnostika rušenja i poboljšanje usluge;
podrška i komunikacija;
ispunjavanje zakonskih obveza.

6. Pravne osnove (GDPR)

Ugovor (čl. 6. st. 1. t. (b)) — pružanje funkcija koje koristite;
Privola (čl. 6. st. 1. t. (a)) — dozvole uređaja poput lokacije tijekom korištenja i Android pozadinske lokacije za Aktivnu vožnju, kamere, odabira fotografija, mikrofona samo pri snimanju novog videozapisa i obavijesti; privolu možete povući u postavkama uređaja u bilo kojem trenutku;
Privola za AI pomoćnika (čl. 6. st. 1. t. (a)) — slanje teksta pitanja i kratkog konteksta OpenAI-ju tek nakon zasebne potvrde; privolu možete odbiti zatvaranjem dijaloga ili povući izlaskom iz AI pomoćnika;
Legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. (f)) — sigurnost, sprječavanje i istraživanje zlouporabe, zaštita korisnika te postavljanje i obrana pravnih zahtjeva; uključuje uporabu pseudonimnog identifikatora instalacije uz pravo korisnika na prigovor;
Službene odluke — pravna osnova ovisi o ulozi i svrsi pojedine obrade te može uključivati izvršenje ugovora za pružanje zatražene funkcije, legitimni interes suvlasničke zajednice i predstavnika za dokazivu organizaciju odlučivanja te pravnu obvezu kada propis nalaže donošenje, dostavu ili čuvanje odluke. Zahtjev korisnika za elektroničku dostavu evidentira se kao dokaz njegova izričitog izbora kanala, a ne kao privola koja bi zamijenila odgovarajuću osnovu obrade;
Pravna obveza (čl. 6. st. 1. t. (c)) — npr. porezni i računovodstveni propisi.

7. Dozvole uređaja

Android: kamera, mikrofon samo dok snimate novi videozapis, internet i stanje mreže, obavijesti, približna i precizna lokacija te Google Play Billing. Pozadinska precizna lokacija traži se isključivo za Aktivnu vožnju radi prikaza rute i sigurnosti sudionika, nakon zasebne obavijesti i pristanka, uz trajnu obavijest dok je dijeljenje aktivno. Dozvolu možete odbiti ili naknadno povući u postavkama uređaja. Aplikacija ne traži širok pristup pohrani, instaliranje paketa niti Advertising ID.

iOS: kamera; odabir fotografija i videozapisa koje sami priložite (bez dozvole za dodavanje u fototeku); mikrofon samo dok kamerom snimate novi videozapis; lokacija tijekom korištenja; obavijesti. Prijava Apple računom koristi sustavni Appleov postupak i traži samo ime i e-mail, koje Apple dijeli uz vaš izbor.

8. Tko može vidjeti vaš sadržaj

sadržaj modula zgrade vide članovi iste zgrade/lokacije;
lokalni/javni sadržaj može biti vidljiv korisnicima u odgovarajućem gradu, naselju ili radijusu;
administratori lokacije mogu moderirati dio sadržaja te uz službenu obavijest vidjeti broj, postotak aktivnih članova i imena članova koji su je otvorili; ostali članovi ne mogu vidjeti tuđe evidencije otvaranja;
podaci zahtjeva za popravak mogu biti dostupni serviseru kojeg angažirate;
podaci Dijeljenja vožnji, uključujući lokaciju i rutu tijekom Aktivne vožnje, vidljivi su samo vozaču i putnicima te vožnje;
sadržaj modula Buzz i poslovni sadržaj vidljiv je ciljanoj publici modula.

9. Pružatelji usluga (izvršitelji obrade)

Osobne podatke dijelimo s infrastrukturnim pružateljima isključivo u mjeri potrebnoj za rad usluge:

Google Firebase / Google Cloud — Authentication, Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, Cloud Messaging (push), Analytics (ograničena analitika korištenja), Crashlytics (izvještaji o rušenju), App Check, Remote Config;
Google Maps Platform — Maps SDK te Geocoding, Places i Directions API-ji (REST pozivi idu preko backend proxyja zaštićenog App Checkom);
Google Play — distribucija aplikacije i naplata;
Apple — prijava Apple računom, App Store distribucija i Apple In-App Purchase;
RevenueCat — sinkronizacija ponuda, prava (entitlement) i statusa kupnje/pretplate;
OpenAI — izrada odgovora AI pomoćnika te, samo nakon zasebne izričite potvrde predstavnika, izdvajanje podataka vidljivih u PDF-u za radni prijedlog usporedbe evidencije suvlasnika. Kod usporedbe OpenAI prima odabrani PDF koji može sadržavati imena, oznake posebnih dijelova i druge podatke vidljive u dokumentu; rezultat ne mijenja evidenciju automatski.

Ti pružatelji obrađuju podatke prema svojim uvjetima obrade podataka. Osobne podatke ne prodajemo, ne koristimo praćenje radi oglašavanja kroz druge aplikacije i ne koristimo Advertising ID.

10. Međunarodni prijenosi

Naši pružatelji mogu obrađivati podatke i izvan Europskog gospodarskog prostora. Kada se to događa, prijenosi se oslanjaju na zaštitne mehanizme poput standardnih ugovornih klauzula EU-a ili odluke o primjerenosti, u skladu s uvjetima svakog pružatelja. Ne tvrdimo da su svi podaci pohranjeni isključivo u podatkovnim centrima u EU.

11. Web stranica conexa.life

Odvojeno od mobilne aplikacije, web stranica koristi ili može koristiti Microsoft Clarity (analitika), Tidio (chat uživo) te ugrađene YouTube videozapise. Clarity i Tidio učitavaju se samo nakon privole „Prihvati sve”, a YouTube tek kada sami pokrenete video. Detalji su u Pravilima o kolačićima. Ti su alati alati web stranice i nisu SDK-ovi unutar mobilne aplikacije.

12. Sigurnost

Podatke štitimo HTTPS/TLS enkripcijom u prijenosu, Firebase sigurnosnim pravilima (Security Rules), Firebase App Checkom, autentifikacijom i kontrolom pristupa prema ulozi/članstvu, ograničenim pristupom backend servisima te drugim razumnim organizacijskim i tehničkim mjerama. Nijedna metoda prijenosa ili pohrane nije potpuno sigurna, pa apsolutnu sigurnost ne možemo jamčiti.

13. Čuvanje podataka

podatke računa i sadržaj koji stvorite čuvamo dok je račun aktivan ili dok su potrebni za funkciju, osim ako ih prije ne izbrišete;
identifikator instalacije čuva se uz aktivni račun i briše se u postupku brisanja računa, osim ako je ograničeno zadržavanje nužno zbog konkretnog sigurnosnog incidenta, zakonske obveze ili pravnog zahtjeva;
UID marker dnevnog otvaranja čuva se najviše 32 dana, a zbirni dnevni broj bez UID-a najviše 400 dana;
pune adrese e-pošte iz završenih evidencija dostave službenih odluka i iz zaključanog popisa birača uklanjaju se 30 dana nakon finalizacije; ostaju maskirana adresa i jednosmjerni sažetak radi dokazivanja dostave bez ponovne uporabe adrese;
finalizirana službena odluka, udjeli, odgovori i dokazi ulaze u obveznu provjeru potrebe čuvanja nakon pet godina; mogu se čuvati i dulje samo dok je to potrebno zbog zakonske obveze, dostave odluke nadležnom registru ili postavljanja, ostvarivanja odnosno obrane pravnih zahtjeva;
Firebase Analytics događaji i povezani pseudonimni identifikatori čuvaju se prema postavljenom razdoblju zadržavanja i pravilima pružatelja;
Firebase Crashlytics izvještaji o rušenjima čuvaju se prema pravilima pružatelja, trenutačno 90 dana;
evidencije naplate i transakcija možemo zadržati koliko zahtijevaju porezni, računovodstveni i drugi propisi;
sigurnosne kopije Firebase Authentication podataka mogu se zadržati prema ciklusu pružatelja, trenutačno do 180 dana nakon brisanja;
druge sigurnosne kopije i tehnički zapisi mogu postojati ograničeno razdoblje prema pravilima životnog ciklusa pružatelja.

14. Brisanje računa i podataka

Račun možete trajno izbrisati u aplikaciji: Postavke profila → Izbriši račun. Radi zaštite računa aplikacija traži ponovnu autentifikaciju. Za račun prijavljen Appleom postupak također opoziva Appleov autorizacijski token. Brisanjem se uklanjaju račun za prijavu, profil, članstva, sadržaj koji ste stvorili, osobni mediji i UID reference u zajedničkim zapisima. Automatizirano čišćenje uključuje i Conexa korisnički zapis u RevenueCatu.

Zaključana službena odluka, dodijeljeni udio i odgovor ne brišu se samo zato što je povezan račun izbrisan ako je njihovo daljnje čuvanje nužno radi zakonske obveze ili pravnog zahtjeva. U tom se slučaju uklanja veza s aktivnim računom, UID se zamjenjuje jednosmjernim pseudonimom gdje je moguće, pristup ostaje ograničen, a evidencija ulazi u periodičnu provjeru potrebe čuvanja.

Brisanje Conexa računa ne otkazuje aktivnu pretplatu u Google Playu ili App Storeu. Prije brisanja provjerite i po potrebi otkažite pretplatu u postavkama odgovarajuće trgovine. Trgovine mogu zadržati transakcijske zapise prema svojim pravilima, a Conexa može zadržati samo zapise koje mora čuvati zbog zakonske, porezne, računovodstvene ili sigurnosne obveze.

Brisanje možete zatražiti i bez aplikacije na conexa.life/account-deletion ili e-poštom na info@conexa.life. Zahtjevi e-poštom ručno se provjeravaju. Brisanje iz aktivnih sustava pokreće se nakon potvrde, dok kopije pružatelja nestaju prema navedenim rokovima čuvanja.

15. Vaša prava

Prema GDPR-u imate pravo na pristup, ispravak i brisanje podataka, ograničenje obrade, prenosivost podataka, prigovor na obradu temeljenu na legitimnom interesu te povlačenje privole u bilo kojem trenutku. Zahtjeve šaljite na info@conexa.life; odgovaramo u pravilu unutar jednog mjeseca, uz moguća produljenja kada to zakon dopušta. Pritužbu možete podnijeti i nadzornom tijelu — u Hrvatskoj Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP, azop.hr) ili svojem lokalnom tijelu u EU.

16. Djeca

Conexa nije namijenjena djeci. Naši Uvjeti korištenja zahtijevaju da korisnici imaju najmanje 16 godina. Ako smatrate da je račun maloljetnika otvoren protivno tim pravilima, javite se na info@conexa.life i postupit ćemo po prijavi.

17. Izmjene ovih Pravila

Novu verziju objavit ćemo na https://conexa.life/privacy-policy i ažurirati datum „Zadnje ažuriranje“ na vrhu.

18. Kontakt i povezani dokumenti

E-pošta: info@conexa.life

Privacy Policy – Conexa

Last updated: 21 August 2026

1. Who We Are

Conexa is a mobile application for residential buildings, communities and neighbourhoods (Android package dreamteamstudio.online.conexa; an iOS version where available), accompanied by the website conexa.life.

Data controller and provider of the Conexa app:
DREAM TEAM STUDIO jednostavno društvo s ograničenom odgovornošću za računalno programiranje i usluge (abbreviated company name: DREAM TEAM STUDIO j.d.o.o.)
Registered office: Zagreb; address: Trnsko 28, 10020 Zagreb, Croatia
Croatian tax ID (OIB): 12448465471
Court register number (MBS): 081725056
EUID: HRSR.081725056
Privacy and support contact: info@conexa.life
Website: https://conexa.life

2. Scope

This Policy covers the Conexa Android app, the Conexa iOS app (where available) and the conexa.life website. Processing that happens only on the website (analytics, live chat, embedded videos) is described separately in section 11 and in the Cookie Policy — those tools are not part of the mobile app.

3. Data We Process

Account data

account identifier (Firebase UID), e-mail address, first name, last name and username;
optional phone number, address and profile photo;
language and app preferences;
building/location memberships and roles you activate (administrator, servicer, business, affiliate).

If you sign in with Apple and choose “Hide My Email”, we receive and store only Apple’s private relay address, not your real Apple e-mail address.

Technical and diagnostic data

push notification token (Firebase Cloud Messaging);
security tokens used to protect our services (Firebase App Check);
a randomly generated installation identifier linked to the account to protect the service, detect repeated abuse and security incidents, and establish or defend legal claims; it is not a hardware serial number and may change after reinstallation;
app and device version, crash reports and diagnostic data (Firebase Crashlytics — enabled in production builds; Conexa does not set the account UID in Crashlytics);
limited Firebase Analytics usage events: successful sign-in and registration, selected repair-flow stages, and technical data Analytics automatically associates with those events. We do not send a repair description, address, messages, name, e-mail or agreed price to Analytics;
a first-party daily record that the signed-in account opened the app. The UID marker is kept for at most 32 days and the aggregate daily count without a UID for at most 400 days.

Location data

approximate or precise location when it is needed by a feature you actively use;
in Shared Rides on Android, the Active Ride feature may collect a driver’s or passenger’s precise location in the background, including while the app is minimised, the screen is locked or the app is not actively in use;
reverse geocoding of your city, country and neighbourhood;
location is used for local posts and content by area, the Buzz radius, Shared Rides, showing your building/location, and parking, repair and other features only when it is needed by that feature.

Background tracking starts only for Active Ride after a prominent in-app disclosure, your explicit choice to continue and approval of Android’s “Allow all the time” permission. Location is shared only with the driver and passengers of the same active ride to display the route and support participant safety. Tracking continues while you use other Conexa screens and stops when you stop sharing, finish participating, sign out, or the ride ends or is cancelled. We do not use location for third-party advertising.

Content you create

chat messages and chat images;
local posts, comments, reactions and polls;
official notices and bulletin-board ads;
a record that a signed-in member opened an official notice, including the account identifier and time of first opening;
documents uploaded by you or a building administrator;
Buzz listings;
repair requests — problem description, address, and photos or videos you choose to attach;
repair offers and settlements — work description, proposed or agreed price, status, appointments, and commission or earnings records where applicable;
parking requests and schedules;
Shared Rides — origin, destination, route, time and participants;
help/community requests and anonymous suggestions;
ratings, feedback, reports and quiz results;
the message, name, contact details and building address you choose to provide in a support or building setup request.

Photos, videos, audio within videos and files are processed only when you explicitly select or capture them. The microphone is used only while you record a new video post with the camera.

Official co-owner decisions

If this module is enabled for a location, we process a separately verified official e-mail address, the electronic-delivery request, verification status with the co-owners’ representative, unit label, exact co-ownership share, share disputes, decision content and attachments, response, delivery evidence and an audit trail of important actions. We do not request or store an identity-document copy for this verification. The representative links a known co-owner to an account and assigns the share from the building records. The official address may equal the login address but is stored separately and does not change sign-in details. Other members cannot see the full official address or individual responses; the documented representative can access the individual evidence package, while a member sees their own response and the aggregate result.

After a separate explicit confirmation, the representative may send a registry extract or manager-list PDF to OpenAI to extract visible unit labels and names into a proposed comparison with the Conexa record. The document may contain co-owners’ personal data. The result is a review-only suggestion: Conexa does not infer identity, tax ID, address or voting weight, does not change the register automatically, and requires human review. The request is sent with response storage disabled in the OpenAI API.

AI assistant

The AI assistant available to location administrators sends OpenAI the question text, up to two previous conversation exchanges and a one-way pseudonymous safety identifier derived from the account identifier for abuse prevention. We do not send the original account identifier, name or e-mail. Before the first send in each session, the app clearly identifies the recipient and the data being sent and asks for explicit confirmation. Nothing is sent without confirmation. Users are warned not to enter names, addresses, contact details or other personal or confidential data. Requests are sent with response storage disabled in the OpenAI API, subject to the provider's safety and legally required retention practices.

Servicer and business data

Servicers and business users may additionally submit a name/company, phone and e-mail, business address, business images and registration or verification documents. Private servicer documents may include identification or business documents if the user chooses to submit them.

Purchase data

Product identifiers, transaction/purchase/receipt identifiers and entitlement/subscription status. Payments are processed by Google Play (and Apple In-App Purchase where relevant); Conexa never receives or stores your full card number.

4. Where the Data Comes From

Directly from you (registration, profile, content you post), from your device and use of the app (technical, diagnostic and location data, subject to your device permissions), and from the app stores and RevenueCat in connection with purchases.

5. Purposes of Processing

providing and operating the app and its modules;
account creation, authentication and access control;
location-based features described above;
push notifications;
processing purchases and subscriptions;
safety, abuse prevention and content moderation;
stability, crash diagnostics and service improvement;
support and communication;
compliance with legal obligations.

6. Legal Bases (GDPR)

Contract (Art. 6(1)(b)) — providing the features you use;
Consent (Art. 6(1)(a)) — device permissions such as location while in use and Android background location for Active Ride, camera, photo selection, microphone only when recording a new video, and notifications; you can withdraw consent in your device settings at any time;
Consent for the AI assistant (Art. 6(1)(a)) — sending the question text and short context to OpenAI only after a separate confirmation; you can refuse by closing the dialog or withdraw by leaving the AI assistant;
Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) — security, prevention and investigation of abuse, protection of users, and establishment or defence of legal claims; this includes use of the pseudonymous installation identifier, subject to the user’s right to object;
Official decisions — the legal basis depends on the role and purpose of each processing activity and may include performance of the contract for the requested feature, the legitimate interests of the co-owner community and representative in organising verifiable decision-making, and a legal obligation where legislation requires a decision to be adopted, delivered or retained. A user’s electronic-delivery request records their explicit channel choice; it is not treated as consent replacing the appropriate processing basis;
Legal obligation (Art. 6(1)(c)) — e.g. tax and accounting rules.

7. Device Permissions

Android: camera, microphone only while recording a new video, internet and network state, notifications, approximate and precise location, and Google Play Billing. Precise background location is requested only for Active Ride to display the route and support participant safety, after a separate disclosure and consent, with an ongoing notification while sharing is active. You can decline or later revoke the permission in device settings. The app does not request broad storage access, package installation, or the Advertising ID.

iOS: camera; selection of photos and videos you choose to attach (without add-to-library permission); microphone only while recording a new video with the camera; location while in use; notifications. Apple account sign-in uses Apple’s system flow and requests only the name and e-mail Apple shares with your choice.

8. Who Can See Your Content

content of building modules is visible to members of the same building/location;
local/public content may be visible to users in the relevant city, neighbourhood or radius;
location administrators can moderate certain content and, for an official notice, see the number and percentage of active members who opened it and their names; other members cannot see another person’s opening record;
repair request details may be shared with the servicer you engage;
Shared Rides details, including location and route during Active Ride, are visible only to the driver and passengers of that ride;
Buzz and business content is visible to the module's intended audience.

9. Service Providers (Processors)

We share personal data with infrastructure providers only to the extent needed to run the service:

Google Firebase / Google Cloud — Authentication, Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, Cloud Messaging (push), Analytics (limited usage analytics), Crashlytics (crash reporting), App Check, Remote Config;
Google Maps Platform — Maps SDK, Geocoding, Places and Directions APIs (REST calls go through an App Check-protected backend proxy);
Google Play — app distribution and billing;
Apple — Apple account sign-in, App Store distribution and Apple In-App Purchase;
RevenueCat — synchronisation of offerings, entitlements and purchase/subscription status;
OpenAI — generation of AI assistant answers and, only after the representative’s separate explicit confirmation, extraction of data visible in a PDF into a review-only co-owner-register comparison. For that comparison OpenAI receives the selected PDF, which may contain names, unit labels and other data visible in the document; the result never changes the register automatically.

These providers process data under their respective data-processing terms. We do not sell personal data, we do not use cross-app advertising tracking and we do not use the Advertising ID.

10. International Transfers

Our providers may process data outside the European Economic Area. Where that happens, transfers rely on safeguards such as the EU Standard Contractual Clauses or an adequacy decision, in accordance with each provider's terms. We do not claim that all data is stored exclusively in EU data centres.

11. The conexa.life Website

Separately from the mobile app, the website uses or may use Microsoft Clarity (analytics), Tidio (live chat) and YouTube embeds. Clarity and Tidio load only after “Accept all” consent, while YouTube loads only when you choose to play a video. Details are in the Cookie Policy. These tools are website tools and are not SDKs inside the mobile app.

12. Security

We protect data using HTTPS/TLS encryption in transit, Firebase Security Rules, Firebase App Check, authentication and role/membership-based access control, restricted access to backend services and other reasonable organisational and technical measures. No method of transmission or storage is completely secure, so we cannot guarantee absolute security.

13. Data Retention

account data and content you create are kept while the account is active or while needed for a feature, unless you delete them sooner;
the installation identifier is kept with the active account and deleted in the account-deletion process, unless limited retention is necessary for a specific security incident, legal obligation or legal claim;
the daily app-open UID marker is kept for at most 32 days and the aggregate daily count without a UID for at most 400 days;
full e-mail addresses are removed from completed official-decision delivery records and locked voter snapshots 30 days after finalisation; a masked address and one-way hash remain as delivery evidence without allowing the address to be reused;
a finalised official decision, shares, responses and evidence enter a mandatory necessity review after five years; they may be retained longer only while required by law, delivery to the competent register, or the establishment, exercise or defence of legal claims;
Firebase Analytics events and related pseudonymous identifiers are retained according to the configured retention period and provider rules;
Firebase Crashlytics crash reports are retained according to the provider schedule, currently 90 days;
billing and transaction records may be kept for as long as tax, accounting and other laws require;
Firebase Authentication backups may be retained according to the provider lifecycle, currently up to 180 days after deletion;
other backups and technical logs may persist for a limited period under provider lifecycle rules.

14. Deleting Your Account and Data

You can permanently delete your account in the app: Profile settings → Delete Account. To protect the account, the app requires re-authentication. For an account signed in with Apple, the flow also revokes Apple’s authorization token. Deletion removes the sign-in account, profile, memberships, content you created, personal media and UID references from shared records. Automated cleanup also includes the Conexa customer record in RevenueCat.

A locked official decision, assigned share and response are not erased merely because the linked account is deleted if continued retention is necessary for a legal obligation or legal claim. In that case the active-account link is removed, the UID is replaced with a one-way pseudonym where possible, access remains restricted and the record enters periodic retention review.

Deleting a Conexa account does not cancel an active Google Play or App Store subscription. Before deletion, review and cancel the subscription in the relevant store settings if needed. The stores may retain transaction records under their policies, and Conexa retains only records required by a legal, tax, accounting or security obligation.

You can also request deletion without the app at conexa.life/account-deletion or by e-mailing info@conexa.life. E-mail requests are manually verified. Deletion from active systems starts after confirmation; provider backups expire under the retention periods above.

15. Your Rights

Under the GDPR you have the right to access, rectify and erase your data, restrict processing, data portability, object to processing based on legitimate interest and withdraw consent at any time. Send requests to info@conexa.life; we respond in principle within one month, with extensions possible where the law allows. You may also lodge a complaint with a supervisory authority — in Croatia the Personal Data Protection Agency (AZOP, azop.hr) or your local EU authority.

16. Children

Conexa is not directed at children. Our Terms of Service require users to be at least 16 years old. If you believe an account of a minor has been created contrary to these rules, contact info@conexa.life and we will act on it.

17. Changes to This Policy

We will publish any new version at https://conexa.life/privacy-policy and update the “Last updated” date above.

18. Contact and Related Documents

E-mail: info@conexa.life